Namn och hemort, språk
§ 1. Föreningens namn är Helsingfors Släktforskare r.f. och dess hemort är Helsingfors stad. Föreningens språk är svenska.

Ändamål och verksamhet
§ 2. Föreningens ändamål är att sammanföra släktforskare hemmahörande i Helsingfors med omnejd. I detta syfte anordnar föreningen medlemsmöten med föredrag och rådgivning i genealogiska eller därmed besläktade kulturella ämnen. Föreningen gör även studieresor och exkursioner.

§ 3. Föreningen strävar efter att publicera medlemmarnas forskningsresultat och andra artiklar. Medlemskap och medlemsavgifter

§ 4 Föreningens medlemskår består av årsmedlemmar, ständiga medlemmar, betalande ständiga medlemmar, korresponderande medlemmar och hedersmedlemmar.
Till årsmedlem eller betalande ständig medlem kan styrelsen anta av föreningens verksamhet och ändamål intresserad person. Skriftlig ansökan om medlemskap skall inlämnas till styrelsen.
Till ständig medlem kan föreningsmöte på styrelsens förslag kalla medlem som länge och mycket förtjänstfullt verkat inom föreningen.
Till korresponderande medlem kan styrelsen kalla ledande person i annan genealogisk sammanslutning.
Till hedersmedlem kan föreningsmöte, på styrelsens förslag, kalla särskilt förtjänt medlem, namnkunnig släktforskare eller annan känd kulturperson, som visat speciellt intresse för föreningen och dess verksamhet.

§ 5. Årsmedlem erlägger en årlig medlemsavgift, vars storlek, betalningstid och betalningssätt fastställs av föreningens höstmöte.
- Höstmötet fastställer också avgiften för betalande ständig medlem.
- Person som kallats till ständig, korresponderande eller hedersmedlem erlägger ingen medlemsavgift.

§ 6 Medlem som önskar utträda ur föreningen skall därom skriftligen meddela styrelsen eller skriftligen eller muntligen anmäla detta på föreningsmöte.

§ 7. Årsmedlem, som trots betalningsuppmaning, två år i följd icke erlagt sin medlemsavgift, kan av styrelsen uteslutas ur föreningen.

§ 8. Föreningen kan på förslag av styrelsen och efter beslut av föreningsmöte bli medlem i genealogiska eller andra kulturella organisationer. Organisation, förvaltning

§ 9. Föreningens möten.
Föreningen håller två ordinarie möten om året, föreningens vårmöte och föreningens höstmöte.
Föreningens vårmöte hålls under tiden februari-mars och höstmöte under tiden oktober-november på en av styrelsen fastställd dag.
Kallelse till föreningsmöte skall ske genom meddelande i cirkulär eller tidning minst två veckor före mötets datum. Mötesärendena skall anges i möteskallelsen.

§ 10. De ordinarie mötena.
Vid föreningens vårmöte behandlas följande ärenden:
1. Mötet öppnas
2. Mötets laglighet och beslutförhet konstateras
3. Val av mötesordförande, sekreterare, två protokollsjusterare och vid behov två rösträknare
4. Föredragningslistan för mötet godkänns
5. Bokslutet, verksamhetsberättelsen och revisorernas utlåtande presenteras
6. Besluts om fastställande av bokslutet och beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen och andra ansvarsskyldiga
7. Behandlas övriga i möteskallelsen nämnda ärenden.

Vid föreningens höstmöte behandlas följande ärenden:
1. Mötet öppnas
2. Mötets laglighet och beslutförhet konstateras
3. Val av mötesordförande, sekreterare, två protokolljusterare och vid behov två rösträknare
4. Föredragningslistan för mötet godkänns
5. Verksamhetsplanen, budgeten och medlemsavgifternas storlek för följande kalenderår fastställs
6. Fastställande av styrelsemedlemmarnas antal och val av ordförande och övriga medlemmar i styrelsen
7. Val av två revisorer och två revisorssuppleanter
8. Behandlas övriga i möteskallelsen nämnda ärenden.
- Om en föreningsmedlem önskar att ett ärende skall behandlas vid föreningens vår- eller höstmöte skall medlemmen skriftligen meddela detta till styrelsen i så god tid att ärendet kan tas med i möteskallelsen.

§ 11. Vid omröstning har envar närvarande medlem en röst. Val och omröstning förrättas öppet om icke någon medlem påyrkar slutet förfarande.
Beslut fordrar enkel majoritet om icke i någon fråga annorlunda är stadgat. Om röstetalen väger jämnt avgörs resultatet genom lottning.

§ 12. Ett extra möte hålls då föreningens möte så besluter eller då styrelsen anser att det finns skäl därtill eller då minst en tiondedel (1/10) av föreningens röstberättigade medlemmar skriftligen kräver det av styrelsen för ett särskilt angivet ärende.
Mötet skall hållas inom trettio dagar från den tidpunkt då kravet på mötet framställts hos styrelsen.

§ 13. Styrelsen består av ordförande och sex till åtta medlemmar. Styrelsemedlemmarna väljs av höstmötet för två år i sänder. Medlem som är i tur att avgå kan återväljas.
Styrelsen väljer inom sig en vice ordförande samt utser inom eller utom sig en sekreterare, en skattmästare och andra nödvändiga funktionärer.

§ 14. Styrelsen åligger att organisera och leda föreningens verksamhet, sammankalla föreningsmöten, föra medlemskartotek, sköta bokföringen och uppgöra bokslut, uppgöra verksamhetsberättelse, förvalta föreningens tillgångar, uppgöra verksamhetsplan och årsbudget samt behandla till styrelsen inlämnade ärenden ävensom bereda de ärenden som kommer upp på föreningsmöte.

§ 15. Styrelsen sammanträder vid behov på kallelse av ordföranden eller om denne är förhindrad, på kallelse av vice ordföranden eller då minst hälften av styrelsemedlemmarna så kräver.
Styrelsen är beslutför när minst hälften av dess medlemmar, ordföranden och/eller vice ordföranden medräknade, är närvarande.
Omröstningarna avgörs med enkel majoritet. Om rösterna faller jämnt avgör ordförandens röst, vid val avgör emellertid lotten.
Styrelsens mötesprotokoll undertecknas av mötets ordförande och sekreterare.

§ 16. Föreningens namn tecknas av två styrelsemedlemmar tillsammans, av vilka en alltid skall vara styrelsens ordförande eller vice ordförande.

Ekonomi, redovisning

§ 17. Föreningens ekonomi grundar sig på medlemsavgifterna.
Föreningen har rätt att motta understöd, donationer och testamentariska gåvor.
För finansiering av sin verksamhet kan föreningen anordna insamlingar och lotterier.

§ 18. Föreningens bokslut uppgörs årligen per 31 december och skall överlämnas till revisorerna senast den 31 januari.
Inom tio dagar skall revisorerna till styrelsen inlämna skriftlig revisionsberättelse.

Stadgeändringar, föreningens upplösning

§ 19. Förslag om stadgeändring eller upplösning av föreningen skall behandlas på extra föreningsmöte som hålls minst en månad före föreningsmöte, vilket fattar slutligt beslut i frågan.
Beslutet fordrar minst tre fjärdedels (3/4) majoritet av de röster som avgetts vid omröstningen.
I möteskallelsen skall nämnas om ändring av stadgarna eller upplösning av föreningen.
Vid upplösning överlämnas föreningens nettotillgångar till Svenska Folkskolans Vänner r.f., som utdelar medlen för syften som överensstämmer med de ändamål som Helsingfors Släktforskare r.f. arbetat för.

Kalender